担当している事業やイベント等の進捗状況は適切なタイミングで報告するべき。いつでも現状報告できるＡ４一枚を随時作成。
市役所においては、通常は「課長」が管理者として位置づけられています。（※室長、部付主幹、所長、センター長等も含む）若い職員でも、新規イベントや新規事業の担当者として課長や係長に依頼されることがあります。やる気を持って取り組むものの、過去に経験が不足しているなどの理由で、なかなか思うように進捗が図られないケースも多いかもしれません。
課長（管理者）の仕事としては、「所管する事業や業務の進捗状況を的確に把握し、併せて、内容不足や方向性のズレに対する是正を指示すること」などがあげられます。期限に間に合わないことは絶対に避けなければいけませんし、やる以上は最良の出来映えを期待するのは当然です。
私が担当者に求めたいことは、課長や係長に聞かれる前に、自ら「進捗状況や現時点での課題」など適切なタイミングで報告するということです。「適切なタイミング」には様々なものがありますが、例えば、事業評価や予算査定が始まる前、議会の定例会が開催される前等が主なタイミングとして考えられます。また、毎月の初日等に定期的に報告するという方法も考えられます。
特にやる気のある若手職員にありがちな対応として、「自分が納得する内容になるまで係長にも課長にも報告しない」というのがあります。係長や課長として、担当の〇〇さんの能力や頑張りを信じて、一定期間内容の確認や精査を放置する場合もあるかもしれません。そのような場合、いざ、締切りや期限の直前に確認したところ、管理者の意向に全く沿わない事業計画や方向性になってしまっているという事態にもなりかねません。
私が若い頃は「最速の７０点」を基本目標として各事業やイベントを担当していました。真面目な完璧主義の職員の中には、１００点を目指すため、時間外での業務を増加させるという特徴があります。私にとって市役所採用時点から「無駄な時間外勤務は税金泥棒」という意識がありましたので、極力時間内で業務を終えるようにしていました。（※時間外勤務、残業、については別コラムで記載します。）
１００点目指すのだから時間外勤務も必要だ、という方もいるかもしれませんが、経験上、「自分の１００点は他人の７０点」と捉えています。時間を使って作り込んだ職員ほど、「課長は全くわかっていない」など、ぼやいている様子も見かけます。ですので、最も重要なのは「仕事のスピード」と位置づけて、ある一定の段階まで整理できた時点で、係長や課長の調整や指示を受けるようにしていました。「最速の７０点」を目指して。
また、自分の担当する全ての事業について、内容を総括するＡ４サイズ１枚を常に修正しながら常時準備していました。市長や部長等が気になっている事業やイベントの場合、急遽課長が説明に入る機会が多いため、そのときに使ってもらうことを目的としていました。（※このような総括表や概要まとめがあれば、多忙な中、一緒に部長室や市長室に連れていかれる機会も減少するという効果もあります。）
課長や係長が多少うるさくても、そのような場合は、「いざという時には責任をとるという意識」を持っている場合が多いので、私自身は「あれはどうなっている」等の声かけをしてくれる上司がいる職場の方が安心して仕事ができていました。
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